Hoe stel ik een communicatieplan op?

Wat is een communicatieplan?

Het communicatieplan is een overzicht van communicatieacties die je wenst uit te voeren om jouw boodschap tot bij je doelgroep te krijgen. Het is dus een operationele en structurele vertaling van specifieke en chronologische acties binnen jouw organisatie. Jij en je medewerkers gebruiken dit plan als referentiekader voor alle communicatie binnen de organisatie.

Een communicatieplan zou je altijd moeten opstellen. Maar soms liggen de acties vrij voor de hand. Je plan zal je echter kunnen helpen om het overzicht te bewaken en een betere en duurzamere planning op te maken. Er moet echter ook ruimte zijn voor spontaniteit. Soms is het belangrijk om snel op de actualiteit of veranderingen binnen je organisatie te kunnen reageren.

Een communicatieplan opstellen kan in 6 stappen, maar is nooit finaal. Je plan moet mee evolueren met je organisatie. Je bent dus vrij om je plan regelmatig te updaten. Je kan dus elke stap opnieuw opnemen om je plan bij te stellen.

Elke stap stelt enkele vragen. Want het opstellen van een communicatieplan verloopt wel volgens specifieke vereisten. De inhoud er van echter niet.

1. Context bepaling

Je weet waarvoor je organisatie staat en je hebt een doel voor ogen. Binnen deze context ga je op zoek naar de behoeftes om te communiceren. Dit kan je doen aan de hand van onderstaande vragen.

  • Stel je communicatieplan op voor je gehele organisatie? Of voor een specifiek project?
  • Welke beperkingen, knelpunten of opportuniteiten heb je binnen jouw organisatie?
  • Wie zal er betrokken zijn bij de communicatie?
  • Is er een budget ter beschikking om je communicatieplan uit te werken?
  • Hoeveel tijd kan je besteden aan jouw communicatie?

2. Doelgroepen analyseren

Je organisatie richt zich op een hoofddoelgroep. Bijvoorbeeld je organiseert evenementen voor jongeren, beurzen voor hobbyisten, enz… Maar elk project heeft ook andere belanghebbenden. Probeer daarom je verschillende doelgroepen goed te omschrijven.

  • Welke zijn je doelgroepen?
  • Kan je de doelgroepen verder onderverdelen in kleinere subgroepen?
  • Wat zijn de verwachtingen van je doelgroep(en). En welke zijn hun behoeftes?

3. Doelstellingen

  • Welk resultaat wil je bereiken?
  • Welke indicatoren geven aan of de doelstellingen behaald zijn?

Gebruik eventueel het SMART principe om je doelstellingen te bepalen:

  • Specific: wees specifiek in je doelstelling
  • Measurable: maak het meetbaar zodat je het effect kan evalueren
  • Assignable: leg taken vast en verdeel ze
  • Realistic: zorg dat je doelstellingen realistisch zijn voor jouw organisatie
  • Time-related: leg een tijdslimiet op om je doelstellingen te bereiken

4. De boodschap

  • Welke boodschap wil je uitzetten om de doelstellingen te bereiken?
  • Heb je verschillende boodschappen nodig per doelgroep (of subdoelgroep)?

5. Stel acties op

Wees specifiek en kies haalbare acties binnen de context van je organisatie. Maak een overzicht van je acties en gebruik dit overzicht om je acties op te volgen. Dat kan bijvoorbeeld in een spreadsheet met volgende kolommen:

  • Doelgroep (niet altijd van toepassing)
  • Boodschap: de kern van je communicatie
  • Kanaal: via welk mediakanaal ga je de boodschap verspreiden? Welk communicatiemiddel zal je gebruiken?
  • Vorm: hoe zal je boodschap er uit zien? Heb je tekst of beelden nodig?
  • Timing: wanneer moet de actie uitgevoerd worden? Is er een frequentie?
  • Doel: wat is de reden of het doel van je communicatie? Verwacht je een reactie van je doelgroep?
  • Wie: welke persoon of personen binnen je organisatie zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van deze actie?
  • Kosten: is er een budget nodig om je actie uit te voeren?

6. Evaluatie

De context waarin je organisatie actief is, kan veranderen. Je communicatieplan moet je dus regelmatig evalueren en bijsturen wanneer nodig. De frequentie hiervan bepaal je zelf.

Feedback verzamelen is dus ook belangrijk. Is je boodschap duidelijk voor je doelgroep? Heeft je boodschap het gewenste effect? Gebruik je de correcte stijl of toon in je boodschap? Feedback verzamel je door je doelstellingen te evalueren of rechtstreeks vragen te stellen aan je doelgroep. De meetbaarheid van je acties is dus essentieel.

Uiteindelijk is het belangrijk om conclusies te trekken. Is de uitwerking vlot verlopen? Zijn de doelstellingen bereikt? Enz… Bepaal aan de hand van je conclusies of je het communicatieplan moet bijsturen. Hoe kan je sneller tot resultaat komen? Wat kan beter?